Módulo III: Sistemas de Información

Los sistemas de información (SI) se encargan de recopilar, procesar y distribuir selectivamente la información necesaria de un conjunto de datos para la operatividad habitual de la organización, es decir, proporciona información que facilite la ejecución de actividades, operaciones y funciones de una organización.

DISEÑO CONCEPTUAL DE UN
SI

COMPONENTES DE UN

SI

CLASIFICACIÓN DE LOS
SI

- Sistema de procesamiento de transacciones (TPS) Gestiona la información referente a las transacciones producidas en una empresa u organización.

- Sistemas de información gerencial (MIS) Orientados a solucionar problemas empresariales en general.

- Sistemas de soporte a decisiones (DSS) Herramienta para realizar el análisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones.

- Sistemas de información ejecutiva (EIS) Herramienta orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un área o unidad de la empresa a partir de información interna y externa a la misma.

- Sistemas de automatización de oficinas (OAS) Aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una empresa u organización.

- Sistema experto (SE) Emulan el comportamiento de un experto en un dominio concreto.

- Sistema Planificación de Recursos (ERP) Integran la información y los procesos de una organización en un solo sistema.

Estos sistemas de información no surgieron simultáneamente en el mercado; los primeros en aparecer fueron los TPS, en la década de los 60, y los últimos fueron los SE, que alcanzaron su auge en los 90 (aunque estos últimos tuvieron una tímida aparición en los 70 que no cuajó, ya que la tecnología no estaba suficientemente desarrollada).

OBJETIVOS Y ESTATEGIAS DE UN SI

- Dar soporte a los Objetivos y Estrategia de la Empresa.

- Automatizar los Procesos Operativos de loa Empresa.

- Proporcionar Información y Apoyo al Proceso de Toma de decisiones.

- Utilizar la Información como Recurso Corporativo que debería ser Planificado, Gestionado y Controlad0 para ser más Efectivo a toda la Organización.

- Lograr Ventajas Competitivas para la Empresa.

EVOLUCIÓN DE UN

SI

• INICIACIÓN

- Comienza con la adquisición de la primera computadora y normalmente se justifica por el ahorro de mano de obra y el exceso de papeles.

- Las aplicaciones típicas que se implantan son los Sistemas Transaccionales tales como nóminas o contabilidad.

- El pequeño Departamento de Sistemas depende en la mayoría de los casos del área de contabilidad.

- El tipo de administración empleada es escaso y la función de los sistemas suele ser manejada por un administrador que no posee una preparación formal en el área de computación.

- El personal que labora en este pequeño departamento consta a lo sumo de un operador y/o un programador. Este último podrá estar bajo el régimen de honorarios, o bien, puede recibirse el soporte de algún fabricante local de programas de aplicación.

- En esta etapa es importante estar consciente de la resistencia al cambio del personal y usuario (ciberfobia) que están involucrados en los primeros sistemas que se desarrollan, ya que estos sistemas son importantes en el ahorro de mano de obra.

- Esta etapa termina con la implantación exitosa del primer Sistema de Información. Cabe recalcar que algunas organizaciones pueden vivir varias etapas de inicio en las que la resistencia al cambio por parte de los primeros usuarios involucrados aborta el intento de introducir un computador a la empresa.

• EXPANCIÓN

- Se inicia con la implantación exitosa del primer Sistema de Información en la organización. Como consecuencia de lo anterior, el primer ejecutivo usuario se transforma en el paradigma o persona que se habrá que imitar.

- Las aplicaciones que con frecuencia se implantan en esta etapa son el resto de los Sistemas Transaccionales no desarrollados en la etapa de inicio, tales como facturación, inventarios, control de pedidos de clientes y proveedores, cheques, etc.

- El pequeño departamento es promovido a una categoría superior, donde depende de la Gerencia Administrativa o Contraloría.

- El tipo de administración empleado está orientado hacia la venta de aplicaciones a todos los usuarios de la organización; en este punto suele contratarse a un especialista de la función con preparación académica en el área de sistemas.

- Se inicia la contratación de personal especializado y nacen puestos tales como analista de sistemas, analista-programador, programador de sistemas, jefe de desarrollo, jefe de soporte técnico, etc.

- Las aplicaciones desarrolladas carecen de interfases automáticas entre ellas, de tal forma que las salidas que produce un sistema se tienen que alimentar en forma manual a otro sistema, con la consecuente irritación de los usuarios.

- Los gastos por concepto de sistemas empiezan a crecer en forma importante, lo que marca la pauta para iniciar la racionalización en el uso de los recursos computacionales dentro de la empresa. Este problema y el inicio de su solución marcan el paso a la siguiente etapa.

• FORMALIZACIÓN

- Esta etapa de evolución de la Informática dentro de las empresas se inicia con la necesidad de controlar el uso de los recursos computacionales a través de las técnicas de presupuestación base cero (partiendo de que no se tienen nada) y la implantación de sistemas de cargos a usuarios (por el servicio que se presta).

- Las aplicaciones están orientadas a facilitar el control de las operaciones del negocio para hacerlas más eficaces, tales como sistemas para control de flujo de fondos, control de órdenes de compra a proveedores, control de inventarios, control y manejo de proyectos, etc.

- El departamento de sistemas de la empresa suele ubicarse en una posición gerencial, dependiendo del organigrama de la Dirección de Administración o Finanzas.

- El tipo de administración empleado dentro del área de Informática se orienta al control administrativo y a la justificación económica de las aplicaciones a desarrollar. Nace la necesidad de establecer criterios para las prioridades en el desarrollo de nuevas aplicaciones. La cartera de aplicaciones pendientes por desarrollar empieza a crecer.

- En esta etapa se inician el desarrollo y la implantación de estándares de trabajo dentro del departamento, tales como: estándares de documentación, control de proyectos, desarrollo y diseño de sistemas, auditoría de sistemas y programación.

- Se integra a la organización del departamento de sistemas, personal con habilidades administrativas y preparado técnicamente.

- Se inicia el desarrollo de interfases automáticas entre los diferentes sistemas.

• MADUREZ

- Al llegar a esta etapa, la Informática dentro de la organización se encuentra definida como una función básica y se ubica en los primeros niveles del organigrama (dirección).

- Los sistemas que se desarrollan son Sistemas de Manufactura Integrados por Computadora, Sistemas Basados en el Conocimiento y Sistemas Expertos, Sistemas de Soporte a las Decisiones, Sistemas Estratégicos y, en general, aplicaciones que proporcionan información para las decisiones de alta administración y aplicaciones de carácter estratégico.

- En esta etapa se tienen las aplicaciones desarrolladas en la tecnología de base de datos y se logra la integración de redes de comunicaciones con terminales en lugares remotos, a través del uso de recursos computacionales.

CICLO DE VIDA DE UN

SI

• SEGUN CATACORA (1996)

- Análisis Previo o Preliminar.

- Fijación de Requerimientos.

- Diseño y Desarrollo del Sistema.

- Implantación del Sistema.

- Madurez y Manteniendo.

DESARROLLO E IMPLANTACIÓN DE UN

SI EN LAS ORGANIZACIONES

Debe ser coherente con:

- La estructura del sector en el que la empresa opera.

- Su estrategia competitiva.

- Su estructura organizativa.